LU Konferens

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 400 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

LU Service är en sektion inom universitetets gemensamma förvaltning och erbjuder såväl tjänster som produkter till universitetets verksamheter. LU Service består av sex avdelningar som arbetar med bl.a. lokalvård, vaktmästeri, reception, tryckeri, post, parkering, universitetsbutik, konferens och bostäder. LU Service har 245 medarbetare.

Konferenssamordnare med inriktning på mötesteknik till LU Service, avdelning LU Konferens

LU Konferens är Lunds universitets interna konferens- och kongressverksamhet som hjälper till med planering och genomförande av konferenser och arrangemang förlagda till Lunds universitet och/eller med universitetet som värd – med allt från planering och lokalbokning till ljud-, ljus- och bildlösningar samt med moderna internetbaserade möteslösningar. LU Konferens ansvarar även för verksamheten i Gamla Biskopshuset, som är Lunds universitets representationshus.

Som konferenssamordnare med fokus på mötesteknik ingår du i ett team om sex personer som arbetar med planering och koordinering av arrangemang förlagda till Lunds universitet eller med Lunds universitet som värd. Det kan vara allt från det lilla till det stora, mer komplexa, mötet med avancerade tekniklösningar och flera hundra gäster.

Vi söker dig som har flerårig vana att arbeta projektorienterat med koordinering av tekniklösningar, bemanna samt schemalägga tekniker till olika typer av evenemang. Du är van att möta kunder och se deras behov samt har en förmåga att presentera lösningar och upplägg. Du är också van att arbeta med leverantörer och har förmåga att presentera kundens behov samt förhandla priser. Det är meriterande om du har erfarenhet av inköp och upphandling (direktupphandling) inom statlig myndighet.

I arbetet möter du människor från olika delar av världen, varför du måste kunna tala engelska obehindrat. Dokumentation samt kund- och leverantörskontakter sker framförallt på svenska så du behöver behärska svenska obehindrat i såväl tal som skrift. I arbetet ingår administrativa arbetsuppgifter varför du måste behärska Office-paketet såsom Word, Excel och Outlook. I tjänsten ingår även att ansvara för att vår teknik är uppdaterad och fungerar som den ska. Du behöver också kunna hjälpa talare, med tekniken, under arrangemang samt hantera presentationsprogram som PowerPoint och Keynote.

Har du vana att arbeta med eventsäkerhet, transporter och/eller ljussättning är det meriterande. Det är också meriterande om du arbetat med akademiska konferenser och kongresser. Arbetstiderna är stundtals mycket varierande – med långa dagar, tidiga morgnar och sena kvällar – då arbetet anpassas efter beställarnas behov.

Som person är du lösningsorienterad, strukturerad och stresstålig. Arbetet är ofta i högt tempo, det är tidvis fysiskt krävande och innebär arbete på obekväm arbetstid.

Självklart kommer du också delta i arbetet med att utveckla, förbättra och effektivisera avdelningens tjänster; LU Konferens är i ständig förändring och dina tankar, erfarenheter och åsikter kommer att vara viktiga.

För att vara aktuell för tjänsten behöver du

• ha dokumenterad flerårig vana att arbeta projektorienterat med arrangemang (främst ljud- , ljus-, och bildteknik, streaming, film och videokonferens)

• kunna hantera kund- och leverantörskontakter

• ha arbetat som ljudtekniker vid arrangemang med fler än 200 deltagare samt ansvarat för komplexa tekniklösningar

• ha erfarenhet av arbete med teknikorienterade arrangemang, såsom kongresser och events

• ha erfarenhet av att introducera och arbetsleda inhyrd personal (framförallt tekniker)

• obehindrat tala och skriva svenska och obehindrat tala engelska

• behärska Powerpoint och Keynote

• ha grundläggande kunskaper i Office-paketet.

Det är meriterande om du har

• utbildning, med fokus på projektledning, som arbetsgivaren bedömer relevant

• vara van vid upphandlingsförfaranden (direktupphandlingar) inom statlig myndighet

• erfarenhet av eventsäkerhet

• erfarenhet av att koordinera transporter

• erfarenhet av att arbeta i Lunds universitets lokaler

• tidigare arbetat inom statlig myndighet

• vana av arbete i bokningssystemet Lega Online

• vana av arbete i systemet TimeEdit 3

• erfarenhet av arbete med akademiska konferenser och kongresser

Tillsvidareanställning med start 2018-11-01 eller enligt överenskommelse

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.


Anställningsform Permanent position
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Lund
Län Skåne län
Land Sverige
Referensnummer PA2018/2856
Kontakt
  • Eva Wendel, +46462227090
Facklig företrädare
  • OFR/ST:Fackförbundet ST:s kansli, 046-222 93 62
  • SACO:Saco-s-rådet vid Lunds universitet, 046-222 93 64
  • SEKO: Seko Civil, 046-222 93 66
Publicerat 2018-09-13
Sista ansökningsdag 2018-10-11

Return to job vacancies