Lunds universitet, MAX IV, Finance & Office Services

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett av världens 100 främsta lärosäten. Här finns 40 000 studenter och 7 600 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

MAX IV är ett svenskt nationellt forskningslaboratorium med Lunds universitet som värduniversitet. Det tillhandahåller toppmodern instrumentering åt forskare från såväl Sverige som internationellt, för forskning inom områden som teknik, fysik, strukturbiologi, kemi och nanoteknik. Fullt utbyggd kommer MAX IV att ta emot mer än 2 000 forskare årligen vilka genomför banbrytande experiment inom material och biovetenskap med hjälp av det briljanta röntgenljuset. Som ett nationellt laboratorium drivs MAX IV i enlighet med statliga föreskrifter och i överensstämmelse med villkor från stora bidragsgivare som Vetenskapsrådet och Wallenbergstiftelsen. 250 personer är för närvarande anställda vid MAX IV. Anläggningen befinner sig i en uppbyggnadsfas med 16 strålrör finansierade varav tre tar emot användare idag, resterande 13 strålrör kommer att ta emot användare inom de närmaste åren. Anläggningen är dimensionerad för 25-28 strålrör.

Finance & Office services är en grupp som består av 12 personer och är en del av den administrativa divisionen på MAX IV. Gruppen ansvarar för all ekonomisk hantering på laboratoriet samt för reception, kontorsservice & administrativt stöd.

Vi söker en receptionist utöver det vanliga
Vår medarbetare kommer gå på föräldraledighet framåt vårkanten och vi söker nu en ersättare som kan tillträda så fort som möjligt. Som receptionist på MAX IV-laboratoriet arbetar du i en internationell miljö med mycket kundkontakt då du utgör det första mötet med anläggningens användare (gästforskare), entreprenörer och gäster och förväntas ge dessa högkvalitativ service. Det dagliga arbetet sker i ett flertal administrativa stödsystem där du förväntas bidra till förbättring av processer och rutiner. Du förbereder användares ankomst och säkerställer att alla relevanta krav är uppfyllda för access till anläggningen. Du kommer även ha huvudansvaret för bokningsrutiner kring gästforskares boende.

Tjänsten innefattar även administrativa uppgifter inom främst personaladministration, t ex support i rekryteringsprocesser samt mötes- och resebokningar.

Arbetsuppgifter som att författa och publicera information på vårt intranät, ingå i gruppens mötesservicefunktion, uppföljning av nyckeltal och fakturahantering kommer vara andra inslag i din vardag på MAX IV. Uppgifter av ad hoc karaktär kommer uppstå, varvid du såklart försöker finna bästa möjliga lösning.

Under en arbetsvecka bemannar du receptionen knappt hälften av tiden och resterande arbetstid jobbar du back-office.

Kvalifikationer
MAX IVs reception är hjärtat i forskningsanläggningen där våra användare, gäster & medarbetare bemöts av en receptionist som är service-minded och stresstålig. Du förväntas kunna kombinera ett bitvis hektiskt arbete i receptionen med deadlines för övriga administrativa uppgifter. Vi ser att du har minst 5 års erfarenhet från ett serviceyrke eller motsvarande. Erfarenhet från internationella miljöer är meriterande. Du är administrativt bevandrad och ser värdet i strukturerade arbetssätt. Våra arbetssätt visualiserar vi i processkartor som du kommer jobba med.

Vi letar efter en problemlösare som är snabb i tanken och som trivs med att ge förstklassig service. Du kommer att fatta egna beslut och måste vara bekväm med det och ha god förmåga att kommunicera.

Vi kommer att lägga extra stor vikt vid dina personliga egenskaper och särskilt din förmåga att kommunicera med olika personer på det sätt som situationen och personen kräver. Att självständigt kunna driva sina ansvarsområden framåt liksom att samarbeta inom och utanför gruppen kommer vara av största vikt för att vara aktuell för tjänsten.

Vi erbjuder en tjänst med högt tempo, trevliga kollegor & bra sammanhållning med stor egen påverkansmöjlighet i en fantastiskt spännande miljö!

Flytande svenska och engelska i både tal och skrift är ett absolut krav.

Universitetet tillämpar individuell lönesättning. Ange gärna löneanspråk i din ansökan.

Anställningsform Temporary position longer than 6 months
Anställningens omfattning Heltid
Antal lediga befattningar 1
Sysselsättningsgrad 100
Ort Lund
Län Skåne län
Land Sverige
Referensnummer PA2018/3326
Kontakt
  • Marie Andersson, ekonomichef, +46462224702
Facklig företrädare
  • OFR/S:Fackförbundet ST:s kansli, 046-222 93 62, st@st.lu.se
  • SACO:Saco-s-rådet vid Lunds , 046-222 93 64, kansli@saco-s.lu.se
Publicerat 2018-10-15
Sista ansökningsdag 2018-10-28

Return to job vacancies